Opérations · Ventes · Automatisation · IA gérée
On repère où les appels, soumissions, mandats et factures s’engorgent, puis on corrige le processus sur lequel tournent les outils.
Ce qu’on répare
Quand les demandes attendent, les acheteurs continuent ailleurs.
Besoin d’une soumission pour vos services le 14 juin.
Réponse, contexte et transfert avancent en quelques minutes.
Besoin d’une soumission pour vos services le 14 juin.
Demande et historique acheminés au bon représentant.
Le budget, la date, la demande: chacun atterrit ailleurs.
« J’aimerais une soumission pour le 14 juin »
« Le budget est autour de 2 400 $… » · 0:26
« Décaler à la semaine prochaine svp »
Urgent: le veut vite
Préfère les courriels aux appels
Q2_Tarifs.xlsx · ligne 27
Profil client, incomplet
Budget, dates et demande dans une seule fiche client.
« Soumission, 14 juin »« Budget ~2 400 $ »« Décaler à la semaine prochaine svp »Travail urgentQ2_Tarifs · ligne 27
Le client est prêt, mais les papiers deviennent le délai.
« Je suis prêt à réserver pour le 14 juin. »
Un clic révisé transforme le CRM et la conversation en contrat prêt à signer.
« Je suis prêt à réserver pour le 14 juin. »
Détails client
Portée du service
Modalités de paiement
Demande confirmée
Échéancier
Notes
Prêt à signer
L’argent est entré, mais les registres ne concordent pas.
Banque / Paiements
Paiement carte4,250 $Dépôt EFT5,000 $Reçu1,800 $
Frais de traitement-570 $Système comptableFacture payée?4,250 $Dépôt EFT absent0 $Frais non séparés0 $Reçu non attaché1,800 $Paiements, factures et reçus arrivent en comptabilité au fil du travail.
Banque / PaiementsPaiement carte4,250 $Dépôt EFT5,000 $Reçu1,800 $Frais de traitement-570 $Système comptable
QuickBooks
Xero
Sage+ votre systèmeFacture payée?4,250 $Dépôt EFT5,000 $Reçu attaché1,800 $Frais séparés-570 $L’acheteur est prêt maintenant, mais personne ne répond.
Appel entrant« J’aimerais avoir une soumission. »
(555) 264-8731Personne au téléphone
Tous les représentants occupés
Aucune réponse
Le client a réservé ailleurs.
Les appels après les heures et en débordement sont répondus, qualifiés et transformés en réservation ou rappel clair.
Appel entrant« J’aimerais avoir une soumission. »
(555) 264-8731
Appel vocal actif
Réservation automatiqueEnvoyer à l’équipe pour finaliser la réservationPreuves · Études de cas
Des opérations réelles, réparées. On garde les chiffres qu’on peut défendre, et on nuance le reste.
Déménagement local · Montréal
L’historique d’un client vivait dans la tête d’un seul représentant. Quand quelqu’un était malade ou absent, appels, messages vocaux et notes d’appel disparaissaient, et les pistes s’accumulaient plus vite que l’équipe pouvait les relancer.
Un seul dossier client avec chaque point de contact (courriel, SMS et téléphone) réuni au même endroit, pour que n’importe qui puisse le reprendre à froid. Un moteur de relances automatisées s’ajoute maintenant aux relances de l’équipe, pour qu’aucune piste ne reste sans suivi entre deux appels.
Aucun contexte perdu lors d’un transfert, et des taux de réponse bien plus élevés grâce au duo relances humaines et automatisées, donc moins de pistes qui filent.
D’une année à l’autre, même mois: mai 2025 → mai 2026.
Installation de piscines · L’Assomption
Chaque soumission était montée à la main, à partir de zéro (modèle de piscine, détails du site, options, prix), alors une nouvelle demande d’installation pouvait attendre une demi-heure de préparation avant que le client ait une réponse, et deux soumissions ne se ressemblaient jamais tout à fait.
Un moteur de soumissions qui transforme une demande d’installation en une soumission complète et cohérente, tout seul. Il tire le modèle, les options et les prix à jour pour que le représentant n’ait qu’à vérifier et envoyer.
Les clients reçoivent maintenant une soumission juste en environ cinq minutes au lieu d’attendre une préparation manuelle, et chaque soumission sort cohérente.
Temps de préparation, ~30 min → ~5 min par soumission (automatisé).
Studio de postproduction · Montréal
Publier les médias d’un client voulait dire se connecter à la main à chaque plateforme sociale, un compte à la fois, ressaisir les identifiants, jongler avec les onglets, et espérer ne rien oublier d’une chaîne à l’autre.
Une application web sur mesure qui centralise tout: chaque compte client connecté une seule fois via son propre OAuth, pour que l’équipe planifie et publie sur chaque plateforme depuis un seul espace de travail.
Fini les connexions plateforme par plateforme. La livraison se fait d’un seul endroit, les connexions restent autorisées, et la publication sur chaque chaîne est cohérente et rapide.
Chaque compte client connecté une fois via OAuth; la publication passe par une seule application sur mesure.
Notre approche
On s’installe dans le quotidien et on trouve où le temps et l’argent fuient: appels, soumissions, mandats, factures, relances.
On trace le chemin qu’un mandat devrait suivre, en corrigeant le processus avant d’ajouter un outil.
On relie les systèmes: intégrations, automatisations et IA gérée là où elle gagne sa place.
On l’opère et on forme votre équipe, pour que le changement tienne, pas un outil que personne n’ouvre.
Automatiser sans améliorer le processus ne fait qu’accélérer les mauvaises habitudes.
On travaille dans les outils que vous payez déjà
Notion
Google Sheets
Excel
Slack
Gmail
Outlook
RingCentral
Aircall
Quo
HubSpot
Salesforce
Pipedrive
Zoho
Freshdesk
Jobber
Housecall Pro
QuickBooks
Xero
Sage
FreshBooks
Wave
Stripe
Clover
ClickUp
Monday.com
Zapier
Make
n8n+ votre outil iciLes gens derrière
L’un a dirigé sa propre entreprise et vu le désordre opérationnel de près; l’autre bâtit des systèmes d’automatisation depuis des années. Ils construisent ce qu’ils recommandent et restent pour le faire tourner, afin que le travail avance sans retomber sur votre bureau.
Fondateur
Lauréat 2026 du Prix de la relève de l’AQIII, qui récompense les consultants indépendants en TI en début de carrière au Québec. Avant de conseiller d’autres entreprises, il a possédé et dirigé une entreprise de services monétaires, un secteur où licences, vérifications anti-blanchiment et reddition de comptes touchent chaque transaction. Il a ensuite passé des années chez Harmony Movers, à gérer le quotidien réel d’un proprio: embauches et congédiements, réclamations CNESST, tenir la comptabilité à jour, répondre aux appels de vente, la course quotidienne. Ses solutions viennent du terrain. À ses heures, les jeux vidéo sont son péché mignon.
Associé
Philippe travaille en TI depuis 2014. En 2019, il s’est joint à TCG Process et y a bâti l’automatisation des comptes fournisseurs des années avant que ce soit répandu, le genre de système où une facture échappée fait disparaître de l’argent pour vrai. Il est arrivé chez ValStratis comme partenaire pour apporter cette même tolérance zéro pour les oublis aux PME: comprendre d’abord comment l’entreprise fonctionne vraiment, puis automatiser ce qui lui gruge du temps et de l’argent sans qu’on le voie. À ses heures, on le trouve sur son vélo.
Questions d’opération
Des réponses simples pour les dirigeants qui comparent automatisation et intégration de systèmes sans vouloir un cirque de fournisseurs.
On trouve où le travail, les suivis, l’argent ou l’information se perdent entre vos outils, puis on relie et corrige le processus en dessous avec les technologies les plus récentes là où elles sont utiles.
Les entreprises de services et les équipes qui les font tourner, où le travail passe par trop d’endroits déconnectés, des ventes et de la planification à la comptabilité et à l’accueil des employés. Si quelqu’un dans l’équipe est encore la colle entre les systèmes, il y a probablement une fuite à diagnostiquer.
Un court appel sans pression pour voir si on est un bon match. Vous nous expliquez comment votre entreprise tourne et où ça fait mal; on vous explique comment on travaille et par où on commencerait. Si ça clique, l’étape suivante est un audit d’opérations plus poussé. Sinon, on vous oriente vers mieux.
En général, non. Le premier geste est de relier et nettoyer les outils déjà en place: boîtes courriel, feuilles de calcul, CRM, comptabilité, calendriers, téléphones, formulaires et documents internes. Remplacer n’a de sens que si l’outil actuel est le vrai point de blocage.
Oui. On travaille dans les outils que vous possédez déjà et on les relie avec des comptes nommés et des accès limités, sans copier vos données clients là où elles n’ont pas à se trouver. Ce qu’on bâtit tourne sur une infrastructure que vous contrôlez ou qu’on héberge à Montréal, en respectant la Loi 25 du Québec sur les renseignements personnels. Quand l’IA touche aux dossiers clients, tout est journalisé et supervisé; elle ne décide jamais seule.
Oui. ValStratis est basé à Montréal et travaille avec des entreprises de services partout au Québec, en français et en anglais. On peut travailler sur place dans la région de Montréal ou à distance partout dans la province, et ce qu’on héberge reste à Montréal, en conformité avec la Loi 25 du Québec.
Les petits diagnostics et correctifs se cadrent serré. Les travaux de systèmes plus larges sont chiffrés en projet ou en build géré, selon le risque et la responsabilité continue. Le diagnostic existe pour ne pas chiffrer au pif.
La plupart des mandats passent à une petite entente mensuelle où on le fait tourner, on le surveille et on l’ajuste à mesure que l’entreprise change, on répare ce qui brise et on peaufine ce qui sert. On ne vous laisse pas seul avec un système. Si vous préférez tout posséder, on le documente et on vous remet les clés. Dans les deux cas, ça continue de rouler sans retomber sur votre bureau.
Les décisions brisées, les responsabilités floues, les moments clients délicats et les exceptions que personne ne comprend encore. Automatiser un processus désordonné ne fait généralement qu’accélérer le désordre. On corrige le chemin d’abord, puis on automatise ce qui est assez stable pour s’y fier.
On commence
Choisissez un moment et dites-nous où le travail est engorgé. Un court appel pour voir si on est un bon match, des deux côtés.
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